Mémo Outlook et Teams
Écrire, classer, planifier, se réunir : l'essentiel sur une page.
Quel canal pour quel message ?
| Besoin | Outil |
|---|---|
| Question rapide à un proche ou à un collègue | Conversation Teams : privée, rapide |
| Information pour tout un groupe, à retrouver | Canal d'équipe Teams (compte professionnel ou scolaire) : visible de tous, durable |
| Organisme, association, démarche ; tout ce dont on veut garder la trace | Courriel Outlook : soigné, daté, facile à retrouver |
| Sujet à discuter à plusieurs | Réunion : invitation depuis le calendrier |
| Demande d'argent, de code ou de mot de passe ; urgence inhabituelle | Téléphone : contre-appel à un numéro déjà connu, quel que soit l'outil d'où vient la demande |
Jamais dans un canal ni dans un groupe : pièce d'identité, document médical, bulletin de salaire. Jamais nulle part : un mot de passe, un code reçu.
Écrire un courriel
| À | doit agir |
| Cc | pour information |
| Cci | copie cachée : les autres ne la voient pas |
| Objet | la demande + la précision : « Demande de rendez-vous — semaine du 16 novembre » |
Structure : salutation · le fait (qui, quoi, depuis quand) · la demande datée · « Cordialement, » · signature.
Avant Envoyer, relire dans l'ordre : destinataires · objet · pièces jointes.
Message fermé sans envoi : dossier Brouillons. Message parti : Éléments envoyés.
Répondre
| Bouton | Part vers | Pièces jointes |
|---|---|---|
| Répondre | l'expéditeur seul | non reprises |
| Répondre à tous | l'expéditeur + lignes À et Cc | non reprises |
| Transférer | qui vous choisissez | reprises |
Par défaut : Répondre. « À tous » seulement si tous ont besoin de la réponse.
Pièces jointes
| Joindre | onglet Message › Joindre un fichier › Parcourir ce PC. Joindre d'abord, écrire ensuite |
| Document définitif (attestation, lettre) | une copie, en PDF |
| Fichier tenu à plusieurs | un lien OneDrive : une seule version |
| Pièce jointe reçue | flèche à côté de son nom (ou clic droit) › enregistrer dans DocumentsAdministratif2026…, renommée : 2026-11-05_Attestation_Assurance-habitation.pdf |
| Pièce jointe inattendue | ne pas ouvrir, ne pas répondre ; au travail, prévenir le service informatique |
| Pièce inattendue d'une personne connue | contre-appel avant d'ouvrir : son adresse a pu être usurpée |
Classer et retrouver
La boîte de réception n'est pas un lieu de stockage. Chaque courriel lu est :
| Traité | si deux minutes suffisent, puis classé |
| Classé | glissé dans Administratif, Famille, Association ou Achats |
| Marqué | indicateur (drapeau) : il reste une action à faire |
Recherche (zone en haut de la fenêtre) : nom de l'expéditeur ou mot de l'objet. Mot entier ou début de mot : attes trouve « attestation », tation non.
Règle = un nom + une condition + une action. Pour les courriels réguliers qui ne demandent rien (lettre d'information). Pas de règles dans le nouvel Outlook pour une adresse Gmail, Yahoo ou iCloud.
Une règle inconnue dans votre liste : capture d'écran, changer le mot de passe, supprimer la règle. Au travail : ne toucher à rien, prévenir le service informatique.
Planifier
| Rendez-vous | pour soi : le médecin, un relevé de compteur |
| Réunion | avec des invités, qui reçoivent une invitation |
| Périodicité | événement saisi une seule fois, répété chaque semaine, chaque mois (relevé de compteur) ou chaque année (anniversaire) |
| Toute la journée | pour un événement sans heure |
| Rappel | 15 minutes par défaut ; un jour ou plus pour ce qui se prépare |
| Avant d'inviter | demander les disponibilités ; avec un compte professionnel ou scolaire, Assistant Planification |
| Invitation reçue | toujours répondre : accepter ou refuser |
| Événement périodique modifié | lire la question : cette date, ou toute la série ? |
Nouvel Outlook ou Outlook classique : les libellés
Engrenage en haut à droite = nouvel Outlook. Pas d'engrenage = Outlook classique.
| Action | Nouvel Outlook | Outlook classique |
|---|---|---|
| Nouveau message | Nouveau › Courrier (ou « Nouveau courrier ») | bouton à gauche du ruban, libellé commençant par « Nouveau » |
| Afficher Cci | Cci, à droite de la ligne À | Options › Afficher les champs › Cci |
| Ligne de l'objet | Ajouter un objet | Objet |
| Créer sa signature | Paramètres › Comptes › Signatures › Ajouter une signature | nouveau message : Message › Signature › Signatures… › Nouveau |
| Créer un dossier | clic droit sur son adresse › Créer un dossier | clic droit dans le volet des dossiers › Nouveau dossier |
| Créer une règle | clic droit sur un courriel › Règles › Créer une règle | |
| Revoir ses règles | Paramètres › Courrier › Règles | onglet Fichier › bouton de gestion des règles et des alertes |
| Nouvel élément du calendrier | Nouvel événement ; réunion : Inviter des participants | Nouveau rendez-vous ou Nouvelle réunion |
| Répéter un événement | Périodique › fenêtre Répéter | Périodicité › Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle |
| Terminer un élément du calendrier | Enregistrer, ou Envoyer s'il y a des invités | Enregistrer et fermer, ou Envoyer |
| Supprimer un rappel | liste Rappel › Ne pas me le rappeler | liste Rappel › Aucun |
| Options générales | engrenage Paramètres | Fichier › Options |
Un libellé diffère sur votre écran ? Les noms changent d'une mise à jour à l'autre : fiez-vous à la position du bouton.
Teams : converser
| Nouvelle conversation | Nouveau message, en haut de la liste, puis le nom |
| Entrée | envoie le message |
| Maj + Entrée | va à la ligne sans envoyer |
| Dans un canal (compte professionnel ou scolaire) | Publications › Commencer une publication › Publier ; pour réagir : Répondre sous le message |
| Mention | @ (Alt Gr + à) puis le nom : la personne est prévenue |
| Statut | pastille de couleur : disponible, occupé, absent, ne pas déranger. Se règle par sa photo, en haut à droite |
| Fichier | bouton trombone ou + sous la zone de saisie |
| Retrouver un message | zone de recherche, en haut de la fenêtre |
L'icône des conversations s'appelle « Conversation » ou « Chat » selon la version.
Teams : se réunir
| Avant | fermer Outlook et tout fichier confidentiel · ouvrir le seul fichier à montrer |
| Rejoindre | Calendrier de Teams › la réunion › bouton « Rejoindre » ou « Participer » |
| Écran de préparation | vérifier caméra et arrière-plan · entrer micro coupé |
| Pendant | micro coupé quand on ne parle pas · Lever la main pour demander la parole |
| Partager | une fenêtre, jamais tout l'écran · finir par Arrêter le partage |
| Partir | Quitter |
Au clavier
| Outlook | |
|---|---|
| Ctrl + N | nouveau message (depuis le courrier) |
| Ctrl + R | répondre |
| Ctrl + Maj + R | répondre à tous |
| Ctrl + F | transférer (et non rechercher) |
| Ctrl + E | rechercher (Outlook classique) |
| Ctrl + Entrée | envoyer (nouvel Outlook) |
| Teams | |
|---|---|
| Ctrl + N | nouvelle conversation |
| Ctrl + E | aller à la recherche |
| Ctrl + Maj + M | couper ou rallumer le micro |
| Ctrl + Maj + O | allumer ou éteindre la caméra |
| Ctrl + Maj + K | lever ou baisser la main |
| Ctrl + Maj + E | partager |
| Ctrl + Maj + H | quitter la réunion |
Leçons liées : 19, lire, écrire, répondre · 20, pièces jointes et signature · 21, classer, rechercher, automatiser · 22, le calendrier · 42, Teams : converser · 43, Teams : les réunions. Voir aussi : Réflexes de sécurité · Raccourcis clavier.
Sources : aide de Microsoft pour reconnaître sa version d'Outlook, les raccourcis d'Outlook et les raccourcis de Teams.