Outlook : pièces jointes et signature
À la fin de cette leçon, vous saurez joindre un fichier à un courriel, enregistrer au bon endroit une pièce jointe reçue, et créer la signature qui termine vos courriels.
Vous souvenez-vous ?
Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.
Dans quelle ligne placez-vous la personne qui doit agir, et dans laquelle celle qui est seulement informée ?
« À » pour celle qui doit agir, « Cc » pour celle qui est informée. « Cci » est une copie cachée : les autres destinataires ne la voient pas.
Selon la règle de nommage, comment s'appelle le fichier de votre attestation d'assurance habitation, datée du 5 novembre 2026 ?
2026-11-05_Attestation_Assurance-habitation.pdf : la date à l'envers, l'objet, la précision. La date à l'envers trie les fichiers dans l'ordre chronologique.
Quelle « imprimante » fabrique un PDF au lieu d'imprimer sur papier ?
« Microsoft Print to PDF », que l'on choisit dans la fenêtre d'impression ouverte par Ctrl + P.
À quoi ça sert
Votre assurance vous envoie une attestation en PDF. Votre agence de location vous la réclame. Un proche attend la lettre que vous avez promis de lui faire relire. Vous faites donc sans cesse deux gestes : joindre le bon fichier à un courriel, et ranger au bon endroit le fichier que vous avez reçu.
Comprendre
Le trombone
Une pièce jointe est un fichier attaché à un courriel. Dans la liste des messages, un petit trombone signale les courriels qui en portent une.
Pour joindre un fichier au courriel que vous écrivez : onglet Message, bouton Joindre un fichier, puis Parcourir ce PC pour aller le chercher dans vos dossiers. Outlook propose d'abord vos fichiers récents : vérifiez bien le nom avant de cliquer.Microsoft
| À | [email protected] |
|---|---|
| Objet | Attestation d'assurance habitation 2026 |
| 1 📎 | 2026-11-05_Attestation_Assurance-habitation.pdf |
Bonjour Madame, Monsieur,
Veuillez trouver ci-joint mon attestation d'assurance habitation pour l'année 2026, pour le logement du 4 rue des Tilleuls, à Clairval.
2 Cordialement,
Prénom Nom
Tél. 01 99 00 00 00
Une copie ou un lien ?
| Vous joignez | Ce qui part | À choisir pour |
|---|---|---|
| Un fichier pris sur votre ordinateur | Une copie. Elle vit sa vie : ce que le destinataire y change ne revient pas dans votre fichier. | Un document définitif : attestation, lettre, justificatif. |
| Un fichier pris sur OneDrive, envoyé comme lien | Un accès au fichier unique, toujours à jour. | La liste des inscrits à la fête de quartier, que vous tenez à plusieurs (leçon 18). |
Pour un fichier de OneDrive, Outlook vous laisse le choix entre le lien et Joindre en tant que copie. Si un fichier est trop volumineux pour partir en pièce jointe, Charger sur OneDrive envoie un lien à la place.
Le PDF pour tout document définitif
À un organisme, à une association, à un futur employeur, envoyez un PDF. Il s'affiche à l'identique chez tout le monde et ne se modifie pas facilement. Un document Word, lui, peut être modifié par celui qui le reçoit. Vous savez déjà fabriquer un PDF avec l'imprimante « Microsoft Print to PDF » (leçon 11).
Une pièce jointe reçue se range
Une attestation laissée dans Outlook est une attestation mal rangée : le jour où on vous la réclame, vous fouillez six mois de courriels. Enregistrez-la dans l'arborescence de la leçon 8, dans DocumentsAdministratif2026Assurance, en la renommant selon la règle AAAA-MM-JJ_Objet_Précision : 2026-11-05_Attestation_Assurance-habitation.pdf.
Dans le volet de lecture (la zone de droite, où s'affiche le courriel choisi), la pièce jointe apparaît juste sous l'objet et le nom de l'expéditeur : un petit rectangle qui porte le nom du fichier. Cliquez sur la petite flèche à côté de ce nom, ou faites un clic droit dessus : un menu propose de l'enregistrer.
Avant d'ouvrir : trois questions
Une pièce jointe peut être piégée : l'ouvrir suffit alors à mettre votre ordinateur en danger. Avant d'en ouvrir une, demandez-vous :
- Est-ce que je l'attendais ?
- L'expéditeur est-il bien celui qu'il prétend être ? Lisez son adresse réelle, pas seulement son nom.
- Le message me presse-t-il ? L'urgence est un signal d'alerte.
Un doute : n'ouvrez pas, ne répondez pas (leçon 15). Sur un ordinateur fourni par un employeur ou une école, prévenez aussi le service informatique.
Cas particulier, la pièce jointe d'une personne connue. Un ami vous envoie « des photos » sans un mot d'explication, alors que vous n'attendiez rien. Son adresse ne prouve rien : une adresse d'expéditeur peut être usurpée.CNIL Appelez-le avant d'ouvrir, à son numéro habituel : c'est le contre-appel.
La signature
La signature est le bloc de texte qu'Outlook ajoute tout seul à la fin de vos courriels : votre prénom, votre nom, votre téléphone. Si vous écrivez au nom d'une association ou pour votre travail, ajoutez-y votre rôle. Votre correspondant sait qui lui écrit et comment vous rappeler. On la crée une fois.Microsoft
- Nouvel Outlook : l'engrenage Paramètres, puis ComptesSignaturesAjouter une signature.
- Outlook classique : dans un nouveau message, onglet Message, puis SignatureSignatures…Nouveau.
Dans les deux cas, vous indiquez si elle s'ajoute aux nouveaux messages, aux réponses et aux transferts, ou aux deux.
À vous de jouer
D'abord le clavier : deux noms de fichiers conformes à la règle. Le tiret bas est sur la touche du 8, le point s'obtient avec Maj + ;.
Sur votre ordinateur
- Dans Outlook, ouvrez un nouveau message, comme à la leçon 19. Dans la ligne À, saisissez votre propre adresse ; dans l'objet,
Essai - envoi d'un fichier. un message prêt, avec votre adresse et son objet. - Cliquez sur l'onglet Message, puis sur Joindre un fichier, puis sur Parcourir ce PC. une fenêtre qui ressemble à l'Explorateur de fichiers s'ouvre.
- Ouvrez DocumentsAdministratif2026Assurance et double-cliquez sur le fichier d'essai créé à la leçon 8,
2026-11-05_Attestation_Assurance-habitation. À défaut, prenez n'importe quel fichier sans importance. le nom du fichier apparaît dans le message, près de l'objet. - Relisez le destinataire et le nom du fichier joint, puis cliquez sur Envoyer. le courriel arrive dans votre boîte de réception, marqué d'un trombone.
- Cliquez sur ce courriel. Dans le volet de lecture, cliquez sur la petite flèche à côté du nom de la pièce jointe (ou faites un clic droit sur ce nom). un menu s'ouvre. Il propose notamment d'ouvrir le fichier et de l'enregistrer.
- Choisissez la commande qui enregistre (Enregistrer sous ; « Télécharger » dans certaines versions). Dans la fenêtre, ouvrez DocumentsFormation, le dossier des exercices créé à la leçon 8, remplacez le nom proposé par
2026-11-12_Essai_Outlook, puis cliquez sur Enregistrer. la fenêtre se ferme. Si votre version a enregistré le fichier sans rien demander, il est dans le dossier « Téléchargements » : déplacez-le par couper-coller, puis renommez-le avec F2. - Appuyez sur ⊞ Win + E et ouvrez ce même dossier. le fichier « 2026-11-12_Essai_Outlook » s'y trouve.
- Revenez dans Outlook et ouvrez la fenêtre des signatures par le chemin de votre version, donné plus haut. une fenêtre avec une zone pour le nom de la signature et une grande zone pour son texte.
- Nommez-la
Standard, puis saisissez sur deux lignes votre prénom et votre nom, puis votre téléphone. Validez avec Enregistrer (nouvel Outlook) ou OK (classique), puis ouvrez un nouveau message. votre signature figure déjà au bas du message vide. Fermez-le sans l'envoyer.
Les pièges de la pièce jointe
« Veuillez trouver ci-joint… » et rien n'est joint. C'est l'oubli le plus fréquent. Prenez l'habitude inverse : joignez le fichier d'abord, écrivez le texte ensuite.
Le mauvais fichier. Votre avis d'imposition envoyé à la place de l'attestation d'assurance : l'agence découvre vos revenus. Avant Envoyer, relisez le nom de la pièce jointe. Un nom conforme à la règle rend l'erreur visible.
Modifier une pièce jointe ouverte depuis le courriel. Vos modifications ne vont pas dans vos dossiers et vous ne les retrouverez pas. Enregistrez d'abord le fichier au bon endroit, puis ouvrez-le depuis l'Explorateur de fichiers.
Outlook classique : la signature n'apparaît pas. Elle ne s'ajoute pas au message resté ouvert pendant sa création. Elle sera présente dans les suivants. De plus, elle est stockée sur votre ordinateur : sur un autre, il faudra la recréer.
Vérifiez vos acquis
Vous envoyez à votre agence de location une lettre que vous avez écrite. Sous quelle forme la joignez-vous ?
- Un fichier au format PDF
- Un document Word non protégé
- Une capture d'écran du texte
Le PDF fige le document : il s'affiche à l'identique et ne se modifie pas facilement. Un document Word peut être modifié par celui qui le reçoit ; une capture d'écran est peu lisible et ne s'imprime pas proprement.
Vous tenez avec une autre bénévole de l'association la liste des inscrits à la fête, stockée sur OneDrive. Vous voulez qu'elle y ajoute ses lignes. Que lui envoyez-vous ?
- Une copie jointe au courriel
- Un lien vers le fichier
- Une impression envoyée par courrier
Avec un lien, il n'existe qu'un seul fichier, toujours à jour. Une copie jointe crée un second fichier : ses ajouts ne reviendraient pas dans le vôtre.
L'attestation d'assurance que vous attendiez arrive en pièce jointe. Où doit-elle finir ?
- Sur le bureau de Windows
- Nulle part, Outlook la garde
- Dans votre dossier Assurance 2026
Une pièce jointe reçue s'enregistre dans votre arborescence, renommée selon la règle. Laissée dans Outlook, elle manque au dossier ; posée sur le bureau, elle s'y perd.
Un expéditeur inconnu vous envoie, sans que vous ayez rien demandé, un courriel pressant avec un fichier nommé « Facture ». Que faites-vous de la pièce jointe ?
- Vous l'ouvrez pour vérifier
- Vous ne l'ouvrez pas
- Vous l'enregistrez puis l'ouvrez
Inattendue, d'un inconnu, pressante : trois signaux d'alerte. On n'ouvre pas, même « juste pour voir », et l'enregistrer d'abord ne la rend pas moins dangereuse.
Vous voulez que votre nom et votre téléphone figurent au bas de chaque courriel sans les ressaisir. Que créez-vous ?
- Une signature dans Outlook
- Un brouillon à recopier
- Un fichier texte joint
La signature est ajoutée automatiquement par Outlook. Un brouillon à recopier ou un fichier joint vous obligeraient à refaire le geste à chaque courriel.
À retenir
- Le trombone : Joindre un fichier, puis Parcourir ce PC. On joint d'abord, on écrit ensuite.
- Une copie pour un document définitif, de préférence en PDF ; un lien OneDrive pour un fichier sur lequel on travaille à plusieurs.
- Une pièce jointe reçue s'enregistre dans l'arborescence de la leçon 8 et se renomme selon la règle.
- On n'ouvre jamais une pièce jointe inattendue. Si elle vient d'une personne connue, on l'appelle d'abord : c'est le contre-appel.
- La signature se crée une fois ; Outlook l'ajoute ensuite tout seul.
Fiches : Mémo Outlook et Teams · Ranger et nommer ses fichiers · Réflexes de sécurité.
Pour aller plus loin
La page officielle à lire : « Ajouter des images ou joindre des fichiers à des e-mails dans Outlook » (Microsoft). Elle détaille, version par version, la différence entre joindre une copie et envoyer un lien OneDrive.
Pour la signature : « Comment ajouter et modifier une signature électronique dans Outlook » (Microsoft).