Outlook : classer, rechercher, automatiser
À la fin de cette leçon, vous saurez garder une boîte de réception maîtrisée : ranger vos courriels dans des dossiers, marquer ceux qui restent à traiter, en retrouver un par la recherche et confier un rangement répétitif à une règle.
Vous souvenez-vous ?
Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.
Une attestation attendue arrive en pièce jointe. Que faites-vous du fichier ?
Vous l'enregistrez dans votre arborescence (Documents › Administratif › 2026 › le bon sujet), en le renommant selon la règle de nommage. Il ne reste pas dans Outlook.
Sur votre ordinateur, vous supprimez un fichier par erreur avec la touche Suppr. Où est-il, et comment le récupérer ?
Dans la Corbeille, d'où on peut le restaurer. Tant qu'elle n'est pas vidée : vider la Corbeille est définitif.
Décrivez le geste du glisser-déposer.
Bouton gauche maintenu enfoncé sur l'objet, on déplace la souris, on relâche à l'arrivée. Il sert à déplacer.
À quoi ça sert
Une boîte de réception qui déborde, c'est une convocation que l'on ne voit pas et un proche qui attend sa réponse. Et le jour où l'on vous réclame la confirmation d'une commande ou la réponse de votre assurance, il faut la retrouver en dix secondes. Cela tient à une méthode simple et à quatre dossiers.
Comprendre
La méthode : traiter, classer ou marquer
Votre boîte de réception est une corbeille « arrivée », pas une armoire. Ce n'est pas un lieu de stockage. Chaque courriel lu en sort par l'une de ces trois portes :
| Le courriel… | Votre geste |
|---|---|
| …se règle en deux minutes : une réponse courte, une pièce jointe à enregistrer. | Traiter tout de suite, puis classer. |
| …ne demande rien, mais doit être gardé. | Classer dans son dossier. |
| …demande une action plus tard : un formulaire à renvoyer avant la fin du mois. | Marquer d'un indicateur. Classer une fois l'action faite. |
Quand vous refermez Outlook, il ne reste dans la boîte de réception que les courriels marqués : votre liste de choses à faire.
Quatre dossiers suffisent
Administratif reçoit les organismes (assurance, logement, santé, impôts), Famille les proches, Association la vie de l'association de quartier, Achats les confirmations de commande et les lettres d'information des magasins. Ce sont des propositions : adaptez-les à votre vie.
Pour créer un dossier dans Outlook :Microsoft
- Nouvel Outlook : clic droit sur votre adresse de courriel, en haut du volet des dossiers (la colonne de gauche), puis Créer un dossier.
- Outlook classique : clic droit dans le volet des dossiers, puis Nouveau dossier.
Saisissez le nom, validez avec Entrée. Pour ranger un courriel, faites-le glisser de la liste des messages jusqu'au dossier, comme un fichier dans l'Explorateur de fichiers.
L'indicateur : « il me reste quelque chose à faire »
L'indicateur est un petit drapeau. Amenez le pointeur sur un courriel de la liste : le dessin d'un drapeau apparaît au bout de la ligne. Un clic dessus le colore. Quand l'action est faite, cliquez de nouveau : selon la version, le drapeau s'efface ou devient une coche. Le courriel peut alors être classé.
La recherche
La zone de recherche est en haut de la fenêtre d'Outlook. Saisissez un mot, appuyez sur Entrée. Outlook cherche dans le nom de l'expéditeur, l'objet, le texte du courriel et de nombreuses pièces jointes.Microsoft
Elle trouve un mot entier ou un début de mot, jamais le milieu ni la fin : attes trouve « attestation », tation ne trouve rien.Microsoft Vous comprenez maintenant l'intérêt des objets précis de la leçon 19 : un mot exact dans l'objet (« attestation », « rendez-vous »), et le courriel se retrouve d'un coup. Les deux recherches les plus utiles : le nom de l'expéditeur, ou un mot de l'objet.
Dans l'Outlook classique, dès que vous cliquez dans la zone de recherche, le ruban propose d'affiner : De (l'expéditeur), Objet, Possède des pièces jointes, Avec indicateur.
La règle : Outlook range pour vous
Une règle est une consigne donnée à Outlook, appliquée à chaque courriel qui arrive. Elle a trois éléments : un nom, une condition, une action.Microsoft
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Nom | Lettre de la librairie |
| Condition | L'expéditeur est [email protected] |
| Action | Déplacer vers le dossier Achats |
Le plus simple, dans les deux versions : clic droit sur un courriel de cet expéditeur, puis RèglesCréer une règle, et vous choisissez le dossier. Pour revoir vos règles plus tard : l'engrenage Paramètres puis CourrierRègles dans le nouvel Outlook ; l'onglet Fichier, puis le bouton de gestion des règles et des alertes, dans l'Outlook classique.
Réservez les règles aux courriels réguliers qui ne demandent rien : la lettre d'information d'un magasin, les annonces de l'association. Un courriel rangé par une règle ne passe plus par la boîte de réception : pensez à ouvrir son dossier de temps en temps.
Une limite du nouvel Outlook : il ne gère pas les règles pour une adresse d'un autre service que ceux de Microsoft, comme Gmail, Yahoo ou iCloud.Microsoft Avec une telle adresse, vous classez à la main : le reste de la leçon vaut pour vous aussi.
À vous de jouer
Sur votre ordinateur
Vous allez utiliser les courriels d'essai des leçons 19 et 20. Tout se fait seul.
- Dans Outlook, créez le dossier
Administratif: clic droit sur votre adresse puis Créer un dossier (nouvel Outlook), ou clic droit dans le volet des dossiers puis Nouveau dossier (classique). Saisissez le nom, puis Entrée. un dossier « Administratif » apparaît dans le volet des dossiers, à gauche. - Créez de la même façon
Famille,AssociationetAchats. vos quatre dossiers figurent dans le volet. - Cliquez sur Boîte de réception. Faites glisser un courriel d'essai de la liste jusqu'au dossier « Administratif », et relâchez quand ce dossier se colore. le courriel disparaît de la liste de la boîte de réception.
- Cliquez sur le dossier « Administratif ». le courriel s'y trouve. Rien n'est perdu : il a seulement changé de dossier.
- Revenez dans la boîte de réception. Amenez le pointeur sur un autre courriel d'essai et cliquez sur le drapeau qui apparaît au bout de sa ligne. le drapeau se colore et reste visible, même quand le pointeur s'éloigne.
- Cliquez dans la zone de recherche, en haut de la fenêtre. Saisissez
essai, puis appuyez sur Entrée. la liste ne montre plus que les courriels qui contiennent ce mot. - Quittez la recherche : cliquez sur la croix ou sur la flèche de retour de la zone de recherche, puis sur Boîte de réception. la liste complète de vos courriels revient.
- Faites un clic droit sur un courriel d'essai, puis RèglesCréer une règle. Avec une adresse Gmail, Yahoo ou iCloud dans le nouvel Outlook, lisez cette étape et la suivante sans les faire. une fenêtre s'ouvre. Elle propose une condition (l'expéditeur du courriel) et un dossier de destination.
- Observez, puis refermez sans valider : cliquez sur Annuler ou appuyez sur Échap. Cette règle rangerait tous les courriels que vous vous envoyez. la fenêtre se ferme, aucune règle n'est créée. Vous créerez votre première vraie règle le jour où une lettre d'information régulière encombrera votre boîte de réception.
Les pièges du classement
« Mon courriel a disparu ! » Vous l'avez lâché dans le mauvais dossier. Tout de suite après : Ctrl + Z annule le déplacement. Plus tard : la recherche le retrouve. Dans l'Outlook classique, vérifiez dans le ruban que l'étendue de la recherche couvre toute votre boîte, et pas le seul dossier affiché.
Supprimer n'est pas classer. La confirmation d'une commande, la réponse d'un organisme, un accusé de réception sont des preuves : on les range, on ne les jette pas. La touche Suppr envoie un courriel dans le dossier Éléments supprimés, d'où il se récupère tant que ce dossier n'a pas été vidé.
Trop de dossiers. Un dossier par expéditeur, et vous ne savez plus où ranger. Restez à quelques dossiers larges : la recherche fait le reste.
Une règle que vous n'avez pas créée. Un fraudeur qui a pris la main sur une messagerie y pose des redirections et des règles de filtrage pour agir sans être vu.Cybermalveillance Si vous découvrez une règle inconnue, faites-en une capture d'écran, puis changez tout de suite le mot de passe de votre messagerie : un mot de passe se change au moindre soupçon (leçon 14).Cybermalveillance Supprimez ensuite cette règle. Sur un ordinateur fourni par un employeur ou une école, ne touchez à rien et prévenez le service informatique.
Vérifiez vos acquis
Vous avez lu la confirmation de votre inscription à la fête de quartier. Elle ne demande rien, mais il faut la garder. Que faites-vous de ce courriel ?
- Vous le classez dans Association
- Vous le laissez en réception
- Vous le marquez d'un indicateur
Rien à faire, mais à garder : on classe. L'indicateur est réservé à ce qui demande encore une action ; laisser le courriel dans la boîte de réception, c'est s'en servir comme d'une armoire.
Votre assurance vous envoie un formulaire à renvoyer avant la fin du mois. Vous ne pouvez pas vous en occuper maintenant. Que faites-vous du courriel ?
- Vous le classez sans attendre
- Vous créez une règle dessus
- Vous posez un indicateur dessus
L'indicateur signale « il me reste quelque chose à faire ». Classé tout de suite, le courriel sortirait de votre vue et le formulaire risquerait d'être oublié. Une règle ne traite que les courriels à venir.
Vous cherchez un courriel qui contient le mot « attestation ». Laquelle de ces saisies le trouvera ?
- Les lettres attes
- Les lettres tation
- Les lettres testa
La recherche d'Outlook trouve un mot entier ou un début de mot. Elle ne trouve ni la fin ni le milieu d'un mot.
Une librairie vous envoie chaque semaine sa lettre d'information, que vous aimez garder pour la lire plus tard. Comment la ranger sans y passer du temps ?
- Un indicateur sur chacune
- Une règle sur l'expéditeur
- Un dossier nommé Urgent
Une règle dont la condition est l'expéditeur déplace ces lettres dans leur dossier dès leur arrivée. L'indicateur sert à ce qui demande une action, et ces lettres n'en demandent aucune.
Chez vous, dans la liste de vos règles, vous en découvrez une que vous n'avez jamais créée. Que faites-vous en premier ?
- Vous changez votre mot de passe
- Vous attendez quelques jours pour voir
- Vous renommez la règle sans attendre
Une règle inconnue peut être la trace d'un piratage de la messagerie. On n'attend pas : on change le mot de passe au moindre soupçon, puis on supprime la règle. Au travail ou à l'école, on prévient le service informatique sans toucher à rien.
À retenir
- La boîte de réception n'est pas un lieu de stockage : chaque courriel est traité, classé ou marqué.
- Quatre dossiers : Administratif, Famille, Association, Achats. On y range par glisser-déposer.
- L'indicateur (le drapeau) marque ce qui reste à traiter.
- La recherche, en haut de la fenêtre : un nom d'expéditeur ou un mot de l'objet, entier ou début de mot.
- Une règle range automatiquement les courriels d'un expéditeur : clic droit sur un courriel, Règles, Créer une règle.
Fiches : Mémo Outlook et Teams · Routines numériques.
Pour aller plus loin
La page officielle à lire : « Gérer les courriers électroniques à l'aide de règles dans Outlook » (Microsoft). Elle montre, pour chaque version, comment créer, modifier, désactiver et supprimer une règle.
Pour la recherche dans l'Outlook classique : « Rechercher un message ou un élément dans Outlook classique » (Microsoft).