Outlook : lire, écrire, répondre
À la fin de cette leçon, vous saurez lire un courriel reçu, y répondre sans vous tromper de bouton, et en écrire un avec les bons destinataires et un objet précis.
Vous souvenez-vous ?
Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.
Parmi les applications de Microsoft 365, à quoi sert Outlook ?
Au courrier et au calendrier. Excel sert aux tableaux et aux calculs, Word aux textes, Teams aux échanges et aux réunions, OneDrive aux fichiers.
Quelles deux touches donnent le signe @ d'une adresse de courriel ?
Alt Gr + à (la touche du 0, dans la rangée du haut).
Un courriel affiche le nom de votre banque et contient un lien. Que regardez-vous avant de lui faire confiance ?
L'adresse réelle de l'expéditeur, qui peut différer du nom affiché. Et la vraie adresse du lien, en le survolant sans cliquer.
À quoi ça sert
Demander un rendez-vous à votre agence de location, répondre à l'association qui prépare la fête de quartier, donner des nouvelles à un proche : tout cela s'écrit dans Outlook. Un courriel reste comme trace écrite, chez vous et chez celui qui le reçoit. Il se soigne donc comme une lettre : le bon destinataire, un objet qui dit tout, une demande claire.
Comprendre
Quel Outlook avez-vous ?
Il existe deux Outlook pour Windows : le nouvel Outlook et l'Outlook classique. Ils font la même chose, mais certains boutons ne portent pas le même nom. Regardez le haut de la fenêtre :
- un engrenage (une petite roue dentée) en haut à droite : vous avez le nouvel Outlook ;
- pas d'engrenage : vous avez l'Outlook classique. Ses réglages passent par l'onglet Fichier, en haut à gauche.Microsoft
Fiez-vous à l'engrenage seul : selon les versions, le nouvel Outlook peut lui aussi montrer un onglet Fichier.
Les leçons 19 à 22 décrivent le nouvel Outlook : il est installé d'avance sur les ordinateurs récents équipés de Windows 11.Microsoft Quand l'Outlook classique fait autrement, une phrase vous le signale : suivez alors le chemin de votre version.
Avec quelle adresse ?
Le nouvel Outlook accepte la plupart des adresses : une adresse Outlook.com ou Hotmail (celle d'un compte Microsoft personnel), l'adresse fournie par un employeur ou une école, mais aussi une adresse Gmail, Yahoo ou iCloud.Microsoft
Votre adresse n'est pas encore dans Outlook ? Cliquez sur l'engrenage Paramètres, puis sur ComptesVos comptesAjouter un compte. Saisissez l'adresse, cliquez sur Continuer, donnez le mot de passe s'il est demandé, puis cliquez sur Terminé. Pour une adresse Gmail, une fenêtre de Google demande en plus votre accord : cliquez sur Autoriser.Microsoft
Les trois zones de la fenêtre
| 1 Dossiers | 2 Liste des messages | 3 Volet de lecture |
|---|---|---|
| Boîte de réception Brouillons Éléments envoyés Courrier indésirable |
Les Voisins des Tilleuls Fête de quartier : qui apporte quoi ? 09:12 Agence Rivière Habitat Votre demande de rendez-vous hier |
Fête de quartier : qui apporte quoi ? De : Les Voisins des Tilleuls À : vous Bonjour, La fête approche. Pouvez-vous nous dire… |
- 1 Les dossiers, à gauche. La boîte de réception reçoit les courriels qui arrivent. Éléments envoyés garde une copie de ce que vous envoyez. Brouillons garde les courriels commencés et pas encore envoyés.
- 2 La liste des messages, au milieu : une ligne par courriel, avec l'expéditeur (celui qui l'a envoyé), l'objet et l'heure. Un courriel pas encore lu est en gras.
- 3 Le volet de lecture, à droite : il affiche le courriel sur lequel vous avez cliqué dans la liste.
Lire un courriel, c'est donc un seul geste : cliquer dessus dans la liste.
À, Cc, Cci : qui reçoit quoi
Un courriel a trois lignes possibles pour ses destinataires.Microsoft
| Ligne | Qui y mettre | Exemple |
|---|---|---|
| À | La personne qui doit agir ou répondre. | L'agence de location, à qui vous demandez un rendez-vous. |
| Cc (copie) | Les personnes à tenir informées. Elles n'ont rien à faire. | La personne qui partage votre logement. |
| Cci (copie cachée) | Des personnes informées sans que les autres le voient. | Trente adhérents d'une association prévenus d'un changement d'horaire, sans montrer à chacun les adresses des autres. |
La ligne Cci est masquée au départ. Nouvel Outlook : cliquez sur Cci, à droite de la ligne À. Outlook classique : dans le message, onglet Options, puis Afficher les champsCci.
Dès les premières lettres, Outlook propose les noms des personnes à qui vous avez déjà écrit : cliquez sur le bon dans la liste.
Un objet précis
L'objet est la ligne de titre du courriel. Le destinataire la lit avant d'ouvrir, puis s'en sert pour retrouver le courriel six mois plus tard. « Question » ou « Urgent » ne disent rien. « Demande de rendez-vous — semaine du 16 novembre » dit tout : ce que vous attendez, et pour quand.
La structure d'un courriel clair et poli
| À | [email protected] |
|---|---|
| Cc | la personne qui partage votre logement |
| Objet | Demande de rendez-vous — semaine du 16 novembre |
1 Bonjour Madame, Monsieur,
2 Je suis locataire du logement situé 4 rue des Tilleuls, à Clairval. Le robinet de la cuisine fuit depuis le 9 novembre.
3 Pouvez-vous me proposer un rendez-vous avec un plombier dans la semaine du 16 novembre ? Je suis chez moi tous les matins.
4 Cordialement,
Prénom Nom — Tél. 01 99 00 00 00
Une idée par courriel. L'essentiel dans les deux premières lignes. Des précisions exactes : une adresse, une date, un numéro de dossier ou de contrat quand vous en avez un.
Répondre, Répondre à tous, Transférer
| Bouton | À qui part le courriel | Pièces jointes d'origine |
|---|---|---|
| Répondre | À l'expéditeur seul. | Non reprises. |
| Répondre à tous | À l'expéditeur et à tous les destinataires des lignes À et Cc. | Non reprises. |
| Transférer | À de nouveaux destinataires, que vous choisissez. | Reprises automatiquement. |
Ces trois boutons se trouvent en haut du volet de lecture, ou dans le ruban, selon la taille de la fenêtre et la version. Avant Répondre à tous, Microsoft conseille de se demander si tout le monde a besoin de votre réponse. Sinon : Répondre, puis ajoutez les seules personnes utiles.Microsoft
À vous de jouer
D'abord le clavier : une adresse, un objet, deux formules. Le tiret de l'objet se trouve sur la touche du 6.
Sur votre ordinateur
Vous allez vous écrire à vous-même, puis vous répondre. Aucun risque : personne d'autre ne reçoit rien.
- Appuyez sur ⊞ Win, saisissez
outlook, puis appuyez sur Entrée. Si deux applications sont proposées, Outlook et Outlook (classique), choisissez Outlook : c'est le nouvel Outlook. Sur un ordinateur fourni par un employeur ou une école, prenez celle que l'on vous a indiquée. Si Outlook demande d'abord une adresse de courriel, donnez la vôtre, puis son mot de passe. la fenêtre d'Outlook s'ouvre, avec ses trois zones : dossiers, liste des messages, volet de lecture. - Regardez le haut de la fenêtre pour reconnaître votre version. un engrenage en haut à droite (nouvel Outlook), ou pas d'engrenage (Outlook classique).
- À gauche du ruban, cliquez sur le bouton dont le libellé commence par Nouveau : « Nouveau courrier », ou « Nouveau » puis Courrier, selon la version. un message vide s'ouvre, avec les lignes « À » et « Cc », la ligne de l'objet et une grande zone blanche.
- Cliquez dans la ligne À et saisissez votre propre adresse de courriel. votre adresse s'affiche dans la ligne. Si Outlook propose votre nom dans une petite liste, cliquez dessus.
- Cliquez dans la ligne de l'objet (Ajouter un objet dans le nouvel Outlook, Objet dans le classique) et saisissez
Essai - demande de rendez-vous. votre texte s'affiche dans la ligne de l'objet. - Cliquez dans la grande zone blanche. Saisissez
Bonjour,puis Entrée,Ceci est un essai.puis Entrée,Cordialement,. trois lignes de texte, l'une sous l'autre. - Relisez le destinataire et l'objet, puis cliquez sur Envoyer. le message se ferme. Quelques secondes plus tard, il apparaît en haut de la liste de la boîte de réception, en gras.
- Cliquez sur ce courriel dans la liste, puis sur Répondre. une réponse s'ouvre : le destinataire est déjà rempli, l'objet est précédé d'un préfixe ajouté par Outlook (par exemple « RE : »), et votre texte d'origine est repris en dessous.
- Saisissez
Bien reçu, merci.puis cliquez sur Envoyer. Cliquez ensuite sur le dossier Éléments envoyés. vos deux envois figurent dans ce dossier : le premier courriel et la réponse.
Les pièges de l'envoi
Un courriel parti est parti. Avant Envoyer, relisez trois choses, dans cet ordre : les destinataires, l'objet, les pièces jointes. Outlook propose des noms dès les premières lettres : un clic trop rapide, et le courriel destiné à votre sœur part à l'agence.
« Répondre à tous » par réflexe. Votre réponse arrive chez dix personnes qui n'en ont pas besoin. Pire : une information personnelle (un souci de santé, votre adresse, votre numéro de téléphone) part chez des gens qui n'avaient pas à la lire. Le bouton par défaut, c'est Répondre.
Vous avez fermé un message sans l'envoyer ? Rien n'est perdu : il attend dans le dossier Brouillons. Si Outlook demande s'il faut l'enregistrer, répondez oui.
Une demande inhabituelle arrive par courriel (de l'argent à envoyer d'urgence, un code, un mot de passe) : on n'y répond pas depuis Outlook, on n'ouvre rien, on ne clique sur rien. On applique le contre-appel de la leçon 15 : on vérifie par un autre canal, à un numéro ou à une adresse déjà connus. Sur un ordinateur fourni par un employeur ou une école, un courriel suspect se signale avec le bouton que vous venez d'apprendre : on le transfère au service informatique, puis on attend sa réponse avant de le supprimer.CNIL
Vérifiez vos acquis
Vous demandez un rendez-vous à votre agence de location et vous voulez que la personne qui partage votre logement soit simplement informée. Où placez-vous son adresse ?
- Dans la ligne À
- Dans la ligne Cc
- Dans la ligne Objet
Cc sert à informer sans demander d'action. La ligne À est réservée à celui qui doit agir : l'agence. L'objet n'accueille aucune adresse.
La présidente de l'association écrit à six adhérents pour savoir qui apportera un gâteau à la fête. Elle seule a besoin de votre réponse. Que choisissez-vous ?
- Répondre, tout simplement
- Répondre à tous
- Transférer le courriel
Répondre n'écrit qu'à l'expéditeur. Répondre à tous encombrerait cinq adhérents. Transférer sert à faire lire le courriel à quelqu'un qui ne l'avait pas reçu.
Vous écrivez à votre agence de location. Quel objet l'aidera le plus, aujourd'hui et dans six mois ?
- Urgent, merci de me répondre
- Une question sur mon logement
- Fuite d'eau, demande de rendez-vous
Un bon objet nomme le sujet et dit ce que l'on attend. « Urgent » et « Une question » obligent à ouvrir le courriel pour savoir de quoi il s'agit, et ne se retrouvent pas par la recherche.
Vous transférez à un proche un courriel reçu avec une attestation en pièce jointe. Que devient cette pièce jointe ?
- Elle part avec le transfert
- Elle reste chez vous seul
- Elle est supprimée par Outlook
Un transfert reprend automatiquement les pièces jointes. Une réponse, elle, ne les reprend pas : inutile de renvoyer à l'expéditeur le fichier qu'il vient de vous envoyer.
Vous avez commencé un courriel, puis fermé la fenêtre sans l'envoyer. Où le retrouvez-vous ?
- Dans les Éléments envoyés
- Dans le dossier Brouillons
- Dans le Courrier indésirable
Un courriel commencé et non envoyé est un brouillon. Les Éléments envoyés ne contiennent que ce qui est réellement parti ; le Courrier indésirable isole les messages suspects reçus.
À retenir
- Engrenage en haut à droite : nouvel Outlook. Pas d'engrenage : Outlook classique.
- Trois zones : les dossiers, la liste des messages, le volet de lecture.
- À = doit agir ; Cc = pour information ; Cci = copie cachée.
- Un objet précis : « Demande de rendez-vous — semaine du 16 novembre ».
- Répondre (à l'expéditeur) ≠ Répondre à tous ≠ Transférer (à quelqu'un d'autre, pièces jointes comprises). On relit destinataires et pièces jointes avant Envoyer.
Fiche : Mémo Outlook et Teams. Leçon suivante : pièces jointes et signature.
Pour aller plus loin
La page officielle à lire : « Créer un courrier électronique dans Outlook » (Microsoft). Elle a un onglet par version : choisissez le vôtre. La page est traduite automatiquement : certains noms de boutons y sont déformés, fiez-vous à ce que montre votre écran.
Pour les réponses : « Répondre à un message ou le transférer dans Outlook classique » (Microsoft).