Partager un fichier et travailler à plusieurs

À la fin de cette leçon, vous saurez partager un fichier par un lien, choisir qui peut l'ouvrir et avec quels droits, puis arrêter ce partage.

Vous souvenez-vous ?

Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.

Dans le dossier OneDrive, que signifient un nuage, une coche verte et deux flèches en cercle ?

Nuage : le fichier est en ligne seulement. Coche verte : il est aussi sur l'ordinateur. Flèches : la synchronisation est en cours.

Vous copiez un fichier puis vous le collez ailleurs. Si vous modifiez ensuite l'un des deux, que devient l'autre ?

Rien : copier un fichier donne deux exemplaires indépendants. Modifier l'un ne change pas l'autre.

Comment lire la vraie adresse d'un lien reçu, sans risque ?

En le survolant avec le pointeur, sans cliquer : l'adresse réelle s'affiche.

À quoi ça sert

Vous préparez la fête de quartier avec deux voisins : qui apporte quoi, qui a déjà payé. Si vous envoyez à chacun une copie du tableau, il existe bientôt trois fichiers, corrigés chacun de son côté, et plus personne ne sait lequel est juste. En partageant un lien, tout le monde regarde le même fichier, le vôtre.

Comprendre

Un lien plutôt qu'une copie

Partager un fichier, c'est donner à quelqu'un le droit de l'ouvrir là où il se trouve, dans votre OneDrive. La personne reçoit un lien, pas un fichier. Il n'existe donc qu'une seule version, toujours à jour.

Tant que vous ne partagez rien, vos fichiers OneDrive restent privés : vous seul les voyez.Microsoft

La fenêtre de partage

Le bouton Partager se trouve en haut à droite d'Excel, de Word et de PowerPoint, dans la version de bureau comme dans la version web. Il ouvre cette fenêtre :

Partager « 2026-11-30_Essai_OneDrive.xlsx » 1⚙✕

Nom, groupe ou e-mail ✏ 2

🔗 Copier le lien 3 Envoyer 4

1 L'engrenage : les paramètres du lien, c'est-à-dire qui peut l'ouvrir. 2 La zone où saisir le nom ou l'adresse de courriel des personnes, et le crayon qui règle leurs droits. 3 Copier le lien, pour le coller vous-même dans un message. 4 Envoyer : les personnes nommées reçoivent le lien par courriel. Schéma simplifié : la disposition réelle varie un peu.

Première question : qui peut ouvrir le lien ?

Cliquez sur l'engrenage. Les paramètres du lien proposent plusieurs réglages.Microsoft

Réglage	Qui peut ouvrir	Votre usage
Tout le monde	Toute personne qui détient le lien, même si on le lui a transféré.	Presque jamais.
Personnes spécifiques	Seulement les personnes que vous nommez, même si le lien est transféré.	Votre réglage habituel.
Personnes disposant déjà d'un accès	Ne donne aucun droit nouveau.	Renvoyer le lien à quelqu'un qui a déjà accès.

Selon la version, ces libellés changent un peu : fiez-vous au sens. Avec un compte professionnel ou scolaire, un réglage de plus réserve le lien aux personnes de l'organisation, et un réglage grisé a été interdit par ses administrateurs.

Seconde question : pour faire quoi ?

Droit	La personne peut	Exemple
Peut afficher	Lire le fichier, sans rien y changer.	Votre sœur relit la liste des invités.
Peut modifier	Lire et modifier.	Un voisin inscrit lui-même ce qu'il apporte à la fête.

Ce droit se choisit avec le crayon. Dans les paramètres du lien, il prend aussi la forme d'une case Autoriser la modification, cochée d'avance : pensez à la décocher.Microsoft Ne donnez le droit de modifier qu'à ceux qui doivent vraiment saisir.

La coédition

Quand plusieurs personnes ont le droit de modifier, elles peuvent travailler dans le même fichier au même moment : c'est la coédition. Dans Excel, les personnes présentes apparaissent en haut à droite, par leur photo ou leurs initiales. Votre sélection est entourée de vert ; celle de chaque autre personne porte une autre couleur.Microsoft Vous voyez leurs saisies apparaître, grâce à l'enregistrement automatique de la leçon 17.

Arrêter un partage

Un partage ne s'éteint pas tout seul. Quand il n'a plus lieu d'être, coupez-le : sur le site de OneDrive, sélectionnez le fichier, ouvrez le volet Informations (Détails avec un compte professionnel ou scolaire), puis Gérer l'accèsArrêter le partage.Microsoft Pour revoir ce que vous avez partagé : ligne Partagé, dans la colonne de gauche du site.

Données personnelles : jamais « Tout le monde »

Un lien « Tout le monde » s'ouvre sans contrôle : il suffit de l'avoir, et il se transfère comme n'importe quel message. Ne l'utilisez jamais pour un fichier qui contient des données personnelles : pièce d'identité, bulletin de salaire, document médical, relevé de compte, liste d'adresses. Microsoft conseille d'ailleurs de l'éviter, sauf nécessité absolue.Microsoft Pour ces fichiers : des personnes nommées, en lecture, et un partage arrêté dès qu'il ne sert plus.

À vous de jouer

Sur votre ordinateur

Vous allez partager le classeur d'essai de la leçon 17, en lecture seule, puis arrêter le partage. Les trois premières étapes sont communes. Ensuite, deux variantes : avec un proche ou un collègue qui a une adresse de courriel et quelques minutes pour vous, même au téléphone ; ou seul.

Ouvrez votre classeur d'essai, celui dont le nom se termine par _Essai_OneDrive. Avec Excel installé : ⊞ Win + E, dossier OneDrive, double-clic sur le fichier. Avec la version web : le portail par votre favori, le lanceur d'applications, OneDrive, puis un clic sur le fichier. le classeur s'ouvre, avec les deux lignes saisies en leçon 17.
Cliquez sur le bouton Partager, en haut à droite. Si un petit menu s'ouvre, cliquez-y de nouveau sur Partager. la fenêtre de partage, au nom de votre fichier.
Cliquez sur l'engrenage des paramètres du lien. la liste des réglages, dont « Tout le monde » et celui qui réserve le lien à des personnes précises.

Variante 1 : avec un proche

Prévenez-le : il a un rôle à jouer.

Choisissez le réglage qui réserve le lien aux personnes que vous nommez. Décochez Autoriser la modification, ou choisissez Peut afficher. Cliquez sur Appliquer. la fenêtre de partage revient.
Dans la zone Nom, groupe ou e-mail, saisissez l'adresse de courriel de votre proche, puis cliquez sur Envoyer. une confirmation : le lien est envoyé.
Demandez à votre proche d'ouvrir le lien reçu dans sa messagerie et d'essayer de modifier une cellule. Si le site lui demande d'abord de confirmer qui il est, c'est normal : le lien est réservé à son adresse. sur son écran, votre classeur s'affiche, mais il ne peut rien y changer.
Fermez le classeur. Dans Edge, ouvrez le portail par votre favori, cliquez sur le lanceur d'applications, tout en haut à gauche, puis sur OneDrive. le site de OneDrive, avec vos fichiers, dont le classeur d'essai.
Sélectionnez le classeur d'essai en cliquant sur le cercle placé à côté de son nom. Ouvrez le volet Informations (ou Détails), en haut à droite, puis cliquez sur Gérer l'accès et sur Arrêter le partage. Confirmez. votre proche ne figure plus parmi les personnes qui ont accès.
Demandez à votre proche de rouvrir le lien. sur son écran, un message lui refuse l'accès. Le partage est bien arrêté.

Variante 2 : seul

Vous allez jouer les deux rôles. Une fenêtre de navigation privée d'Edge ne sait pas qui vous êtes : elle vous montrera ce que verrait un inconnu qui aurait reçu votre lien. Votre classeur d'essai ne contient que deux mots : c'est le seul cas où le réglage « Tout le monde » est sans danger.

Dans les paramètres du lien, choisissez Tout le monde. Décochez Autoriser la modification. Cliquez sur Appliquer. Si « Tout le monde » est grisé, votre organisation l'interdit : faites plutôt la variante 1 avec un collègue. la fenêtre de partage revient.
Cliquez sur Copier le lien. une confirmation : le lien est copié. Il attend dans le presse-papiers, comme en leçon 9.
Dans Edge, appuyez sur Ctrl + Maj + N. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez dans la barre d'adresse, appuyez sur Ctrl + V, puis sur Entrée. une fenêtre « InPrivate » s'ouvre, puis votre classeur s'y affiche sans qu'aucun mot de passe ne soit demandé. Essayez de modifier une cellule : c'est impossible.
Revenez à votre fenêtre habituelle avec Alt + Tab. Ouvrez le portail par votre favori, cliquez sur le lanceur d'applications, puis sur OneDrive. le site de OneDrive, avec vos fichiers, dont le classeur d'essai.
Sélectionnez le classeur d'essai en cliquant sur le cercle placé à côté de son nom. Ouvrez le volet Informations (ou Détails), en haut à droite, puis cliquez sur Gérer l'accès et sur Arrêter le partage. Confirmez. plus personne d'autre que vous n'a accès au fichier.
Retournez dans la fenêtre InPrivate avec Alt + Tab, appuyez sur F5 pour recharger la page, puis fermez cette fenêtre. un message refuse l'accès, ou demande de se connecter. Le partage est bien arrêté.

Les pièges du partage

Copier le lien sans regarder les réglages. Un lien copié à la va-vite donne souvent le droit de modifier : c'est le réglage d'origine.Microsoft Passez toujours par l'engrenage avant de copier ou d'envoyer.

Se tromper de droit après coup. Un lien « modifier » ne se transforme pas en lien « afficher » : il faut le supprimer et en créer un autre.

Partager tout un dossier en modification. Les personnes peuvent alors renommer, déplacer et supprimer tout ce qu'il contient. Partagez le fichier utile, pas le dossier.

Cliquer sans réfléchir sur un lien de partage reçu. Les fraudeurs imitent ces messages. Avant de cliquer : attendiez-vous ce fichier, de cette personne ? Dans le doute, appliquez la leçon 15 et demandez-lui de vive voix.

Vérifiez vos acquis

Pour un dossier de location, vous devez transmettre vos bulletins de salaire à la personne qui se porte garante. Quels réglages de partage choisissez-vous ?

Tout le monde, en modification
Des personnes précises, en lecture
Tout le monde, en lecture

Un fichier qui contient des données personnelles ne s'ouvre qu'à des personnes nommées, et en lecture si elles n'ont rien à y saisir. « Tout le monde », même en lecture, l'expose à quiconque reçoit le lien.

Pourquoi partager un lien vers le tableau de la fête plutôt que d'en envoyer une copie à chacun ?

Tout le monde travaille sur la même version
Le lien fonctionne même sans aucune connexion Internet
Une copie jointe ne peut jamais être ouverte

Avec un lien, il n'existe qu'un fichier, toujours à jour. Des copies deviennent vite des versions concurrentes. Un lien, en revanche, exige une connexion : le fichier est en ligne.

Votre sœur doit relire la liste des invités, sans risquer d'y changer un nom par mégarde. Quel droit lui donnez-vous ?

Le droit d'afficher seulement
Le droit de modifier
Aucun droit du tout

Afficher permet de lire sans pouvoir modifier : c'est le droit de celui qui relit. Modifier ne se donne qu'à ceux qui doivent saisir. Sans aucun droit, elle ne pourrait pas ouvrir le fichier.

Vous aviez partagé le tableau de la fête avec un voisin, qui a depuis quitté l'association. Que faites-vous ?

J'arrête le partage dans Gérer l'accès
Je supprime le courriel d'invitation envoyé
Je renomme le fichier sur OneDrive

Seul l'arrêt du partage retire le droit d'ouvrir le fichier. Supprimer le courriel ne supprime pas le lien, et un fichier renommé reste partagé.

Dans un classeur ouvert à plusieurs, une cellule est entourée d'une couleur qui n'est pas la vôtre. Que se passe-t-il ?

Quelqu'un d'autre y travaille en ce moment
Excel signale une erreur de calcul ici
La cellule est verrouillée par un virus

En coédition, chaque personne a sa couleur : la vôtre est le vert, les autres couleurs montrent où travaillent les autres. Ce n'est ni une erreur ni une menace.

À retenir

On partage un lien plutôt qu'une copie : une seule version, toujours à jour.
Deux réglages à chaque partage : qui peut ouvrir le lien, et s'il peut modifier ou seulement afficher.
La coédition : plusieurs personnes dans le même fichier, chacune avec sa couleur.
Un partage s'arrête : Gérer l'accèsArrêter le partage.
Jamais « Tout le monde » pour un fichier contenant des données personnelles : pièce d'identité, bulletin de salaire, document médical.

Fiche : Réflexes de sécurité, rubrique « Avant de partager un fichier ».

Pour aller plus loin

La page officielle à lire : « Partager des fichiers et des dossiers dans Microsoft OneDrive » (Microsoft). Elle détaille chaque réglage du lien. Quelques mots y sont restés en anglais : « People » veut dire « personnes ».

Pour retirer un accès : « Gérer le partage et les autorisations dans OneDrive et SharePoint » (Microsoft).